10 documente contabile pe care trebuie sa le cunosti (I)

In ultimele doua articole am scris despre posibilitatile de organizare  a activitatilor economice sub forma de SRL, PFA sau ONG. Daca ai acceptat provocarea de a incepe o afacere, trebuie sa ai cateva informatii despre documentele contabile. Fiind un subiect vast, il voi aborda in trei parti, incepand de astazi.

 

Documentele contabile stau la baza inregistrarilor contabile in evidentele fiecarei unitati economice. In urma acestor inregistrari se stabileste performanta economica, adica profitul, se stabilesc impozitele si taxele de platit la bugetul statului precum si sumele ce revin asociatilor sau membrilor organizatiei sub forma de venituri sau dividende.

Documentele contabile sunt acte in care se consemneaza datele privind operatiile economice din cadrul unitatii, in momentul si la locul efectuarii lor. Sub aspectul continutului, documentele de evidenta trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: denumirea documentului; denumirea si sediul unitatii care emite documentul; numarul de ordine al documentului; data si locul emiterii documentului; partile care participa la operatia economica ; descrierea operatiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel incât sa cuprinda toate datele necesare inregistrarii in evidenta; datele cantitative si valorice aferente operatiei consemnate; semnatura persoanelor autorizate care raspund de intocmirea documentelor conform dispozitiilor legale.

 

In vederea inregistrarii operatiunilor economice in evidenta contabila este obligatoriu ca documentele justificative sa fie completate cu toate datele solicitate de document si sa contina toate semnaturile, avizele si aprobarile prevazute de lege.

Din multitudinea de documente contabile am selectat principalele  zece tipuri de documente contabile: 1- Factura; 2 – Nota de intrare receptie si constatare diferente; 3 – Chitanta; 4 – Borderou de achizitie; 5 –  Bon fiscal; 6 – Bon consum ; 7 – Dispozitie de plata (catre casierie); 8 – Dispozitie de incasare (catre casierie); 9 – Ordin de plata; 10 – Ordin de deplasare.

Asa cum ne-am obisnuit, in domeniul financiar –contabil exista pentru orice o lege, o norma, un regulament. Modul de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile este reglementat  prin Ordinul 3512 al ministrului economiei si finantelor si prin Legea 571/2003 privind Codul Fiscal.

 

1. Factura se utilizeaza in cazul livrarilor de bunuri si servicii. Se intocmeste in 3 exemplare, din care unul merge catre client, unul se depune in contabilitatea proprie, iar al treilea ramane la cotorul carnetului de facturi. Factura fiscala trebuie sa cuprinda obligatoriu urmatoarele informatii:

a) seria si numarul facturii;

b) data emiterii facturii;

c) numele, adresa si codul de inregistrare fiscala al persoanei care emite factura;

d) numele, adresa si codul de inregistrare fiscala, dupa caz, al beneficiarului de bunuri sau servicii;

e) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

f) valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adaugata;

g) cota de taxa pe valoarea adaugata sau mentiunea scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabil sau neinclus in baza de impozitare, dupa caz;

h) valoarea taxei pe valoarea adaugata, pentru operatiunile taxabile.

Detalii despre acest subiect gasiti in Ce trebuie sa stii despre facturare, Sanatatea Buzoiana din 22 septembrie.

 

2. Nota de intrare – receptie si constatare diferente (NIR) serveste ca  document pentru receptia bunurilor aprovizionate in gestiune si este documentul  justificativ de inregistrare in contabilitate a marfurilor si a materialelor diverse. Formularul poate fi achizitionat de la orice librarie sau poate fi intocmit in format electronic. In ambele cazuri trebuie sa tinem cont sa fie numerotat carnetul de NIR si sa se completeze toate rubricile prevazute de formular.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura efectuarii receptiei. Un exemplar ramane la gestionar, unul se depune la contabilitate impreuna cu factura sau alte documente .

In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare; se transmite un exemplar furnizorului, pentru a lua la cunostinta si a confirma. Nu este obligatorie intocmirea Notei de receptii pentru toate achizitiile.

Cazurile in care exista obligativitatea intocmirii Notei de recepti

–  bunuri materiale procurate de la persoane fizice pe baza de borderou de achizitii;

– marfuri intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare -este cazul magazinelor, farmaciilor cu vanzare cu amanuntul catre populatie;

–  in situatiile in care bunurile materiale prezinta diferente la receptie, pentru a le comunica furnizorului;

– bunuri materiale primite fara factura (cazul consignatiilor, bunuri care urmeaza sa fie prelucrate si restituite furnizorului sau bunuri pentru care factura va sosi mai tarziu);

–  bunuri materiale insotite de factura dar care urmeaza sa intre in gestiuni diferite (cazul in care exista mai multe puncte de lucru).

Atunci cand se receptioneaza marfuri cu pret de amanunt, sunt obligatorii si informatiile urmatoare: pretul de achizitie al cantitatii receptionate; adaosul comercial unitar si total; pretul de achizitie unitar plus adaosul comercial; valoarea la pret de vanzare, inclusiv TVA.

Atentie, preturile de vanzare nu trebuie sa fie mai mici decat preturile de intrare, pentru ca legea considera asta ca fiind evaziune fiscala!

In  alte cazuri decat cele mentionate mai sus inregistrarea in contabilitate se face pe baza facturilor care insotesc bunurile. Amintim ca pentru mijloacele fixe ce nu necesita punere in functiune, inregistrarea in contabilitate se efectueaza conform facturii.

 

 3. Chitanta serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in casieria unitatii. Aceasta suma poate reprezenta o suma incasata de la un client,  o restituire a avansului dat cu ocazia deplasarii, o incasare de sume necuvenite la salariu sau alte cazuri similare. Prin urmare, chitanta este intocmita in momentul incasarii sumei respective de bani.

La fel ca si in cazul facturilor, numerotarea chitantelor se efectueaza in baza unei decizii interne de numerotare. Conducatorul unitatii desemneaza, prin decizie interna, o persoana cu atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente; se va aloca o serie si un interval de numere.

Carnetele de chitantiere pot fi achizitioanate de la orice librarie sau pot fi intocmite in format electronic.

Chitantele se intocmesc in trei exemplare: unul  pentru platitor, un exemplar se depune in evidenta contabila proprie pentru a fi inregistrata in registrul de casa si cel de-al treilea ramine la cotor.

*In fiecare sambata, consultantul nostru ofera raspunsuri la intrebarile din sfera contabilitatii (nu au caracter de consultanta juridica), transmise pe adresa  redactie@sanatateabuzoiana.ro.

 

Juliana STROESCU este specialist in contabilitate si ofera consultanta prin „Optim AS Contexpert SRL”.